Gestionnaire de bureau et gestion administrative (temps plein ; durée indéterminée)
Le bureau de Paris de la Fondation Heinrich Böll recherche un·e gestionnaire de bureau et administratif à partir du 15 mai 2025.
La Fondation Heinrich Böll est une fondation politique allemande, active au niveau international et proche du parti Bündnis 90/ Die Grünen. Le bureau parisien de la Fondation Heinrich Böll travaille en France et en Italie sur les thèmes de la protection du climat et de la transformation écologique, de la démocratie, de l'égalité de genre, des droits civils et humains, de l'Europe ainsi que de la politique étrangère et de sécurité. Le bureau travaille également dans les domaines de l'art et de la culture en France. Le travail se concentre sur des études, des analyses et des publications ainsi que sur des formats de dialogue tels que des conférences, des débats spécialisés et des programmes d'échange.
La Fondation Heinrich Böll est financée par des fonds publics de la République fédérale d'Allemagne.
Missions :
Gestion de bureau, assistance à la direction et à la comptabilité
- Gestion de l'organisation du bureau
- Suivi de l'infrastructure du bureau, comprenant la gestion d'achats et commandes diverses
- Organisation et suivi des réservations de déplacements dans le cadre des projets
- Réalisation des tâches administratives liées au décompte et à la documentation des projets et des activités du bureau de Paris
- Traitement des factures et de la documentation d'accompagnement relative au droit des subventions
- Suivi logistique de l'organisation des événements
- Suivi des contrats-cadres (hôtel, traduction, services)
- Suivi du déroulement des projets et des tâches comptables
- Coordination des processus de candidature, accueil et suivi des stagiaires
Relations publiques
- Gestion des sites internet français, allemand et italien et des réseaux sociaux (LinkedIn, Instagram, Bluesky) en concertation avec les coordinateur·rice·s de programme concerné·e·s
- Création et envoi des newsletters
- Gestion des listes de diffusion (Cleverreach)
- Conception graphique (entre autres avec Canva)
Supervision directe : direction du bureau
Supervision technique : coordination financière
Qualifications, connaissances et expériences :
- Formation de gestionnaire de bureau ou secrétariat
- Expérience dans l'organisation de bureau et les relations publiques
- Expérience dans le domaine de la comptabilité
- Expérience dans le domaine de la gestion et de l'organisation d'événements
- Très bonnes connaissances en informatique (Office, Word, Internet, etc.)
- Si possible, connaissances de base dans le domaine des relations franco-allemandes et de la politique écologique
- Expérience souhaitable dans l’utilisation des fonds publics
- Compétences interculturelles, capacité à travailler en équipe
- Connaissances linguistiques : français, allemand ou anglais, italien apprécié
Ce que nous vous offrons :
- Un poste au sein d'une petite équipe européenne très motivée (6 personnes ; francophones, italophones et germanophones)
- Un environnement de travail inclusif, féministe et antiraciste
- Le bureau est situé dans un quartier dynamique (Paris 10e)
- Grande liberté d'action et de possibilité de développer des compétences et des connaissances dans de nombreux domaines thématiques
- Travail au sein du réseau d'une organisation internationale avec 38 bureaux en Europe, en Afrique, en Asie, en Amérique latine, au Moyen-Orient et en Amérique du Nord
- Flexibilité concernant le télétravail
- Missions/déplacements en France et en Allemagne (occasionnellement dans d'autres pays de l'UE)
- Salaire brut de départ de 2.900,00 € par mois
Nous nous réjouissons de recevoir votre candidature (lettre de motivation, CV, références) avec en titre « Gestionnaire et bureau 2025 – Nom, Prénom » avant le 4 avril 2025 par e-mail à l'adresse suivante : info@fr.boell.org